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Profile

通称:株式会社ジェイコス
誕生日:2005年4月1日
出身地:三軒茶屋
現住所:麹町
職業:Webコンサルタント

2013年11月21日

これを導入したら仕事の効率がよくなり漏れ・ミスが激減した、たった2つのサービス

20131121c.jpg


日々、仕事がもっと早くなんないかなー、と思いながら過ごしている方も多いと思います。



そういう方は多忙でついつい、新しくリリースされるツールを試している時間もなく、以外とアナログで実施してしまっている事も多いかと思います。



そこで、私がこれまでに試したツールの中で2013年11月21日時点で、これは素晴らしい!出会えてありがとう!というツールを2つ紹介致します。




■チャットワーク

すでに広まっているので利用されている方はたくさんいると思います。

20131121a.png



なにが効率良くなったかと言うと、メールのやり取り関連の効率化です。



具体的には

●社内のメールがグループチャットに集約された。
 社内の情報って、メーリングリストで来たり、facebookのグループにあがってたり、煩雑でしかもログを見るのが異常に面倒臭かったのです。
 また、タスク機能が素晴らしく社内MTGをすると、あれは誰の担当、これは誰の担当などと役割が割り振られるのですが、その場で各担当へタスク設定できます。
 大概社内の作業ってお客様案件の後回しになって、期限すぎるなんて事がザラだったので、このタスク管理はありがたいです

●議事録も集約された
 社内MTGの議事録をその場で記入し、その場でタスク設定していくことで、MTG後に議事録をまとめる作業が一切なくなります。

●クライアントとのやり取りがラクに。
 プロジェクトを進行しているとメーリングリストを制作しそこで情報のやり取りが多くなります。
 そうすると、時系列で内容が見難くなったり、ファイルを探すのが面倒だったりします
 それもチャット形式、検索(有料版)できるので非常に効率的です
 より細かい管理が求められる場合はプロジェクト管理ツールのBacklogなどを利用します

●マルチデバイスである
 iphoneでも見れますので、移動中のやり取りがラクになりました。
 移動中はこれまでgmailを活用していましたが、チャットワークの方が見やすい、返信しやすいです


×クライアントとのやり取りはクライアントも導入していただく必要がある
 これが最大のネックです。
 アカウントを取ること自体、申請が山ほどあったりするので
 ここの壁を乗り越えるのが大変ですね。




■クウハッカー

スケジュール管理はこれまでGoogleカレンダー(iphoneではCalendars+)を使っていました。管理としては大きな不満はなかったのですが、「クライアントとの日程調整」で非常に面倒だな、と思っていました。

20131121b.png


このクウハッカーはGoogleカレンダー利用が前提なので、基本これまで通りの運用ができます。

それにプラスされた機能がとても便利です


・複数日程候補の送信がラク
 クライアントと日程調整する際は、日程を2,3提出すると思います。
 そうなると、カレンダーを観て、「何月何日何時があいてるな」と確認し、メールに書く、またカレンダーを観ての繰り返しだと思います。
 
 このサービスでは日程を選ぶと自動的に定型文が作成されます。
 その文章をコピペすれば、メールが完成するという事です

 かつ相手へURLを送る事ができ、相手も利用していればカレンダー上で予定を確認できますので、一目瞭然ですね。

 仮登録も簡単にできるので、ダブルブッキングをすることはないです。




この2つで仕事を完全に回せている状況ではありません(相手も利用することで、最大の効果になるので)

しかし、そんな今でも明らかに効率がよくなった、効率だけではなくミス、漏れが少なくなったというのが個人的にはとても助かっています。










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