会議で重要な議事録の書き方

ある担当者と連絡がとれなくて、どうしよう・・・と思っていたら連絡がとれた！
理由を聞いてみると、「会議が長引いて・・・・」

などと、会議やMTGと呼ばれるものが、長引く、終わらない。
「エンドレスミーティング」となってしまうケースがよくあります。

では、その会議を円滑にする方法として、様々なビジネスマンが本などで
アイディアを出して、実践できれば！と思いますが、中々会議に出席するスタッフが
そのスピード感について来れなかったりもします。

そこで、まず会議改善の第一歩として「議事録」をしっかりと残す事が非常に重要です。

「言った、言わない」などがおきて、トラブルになる事を未然に防ぐし
作業にブレを生じさせないためにも非常に重要なものですが
中々、このドキュメントを上手に残せないでいる企業が多いです。

議事録の目的

だらだらと、長文を書いてしまっては意味がありません。
議事録とは後で読み返した時に、決定した事項、もしくはその決定までに至ったポイントを
まとめる必要があります。

まず、
・会議の名前
プロジェクト名でも構わないので、必ず何をする為の会議か、名称をつけましょう。
同プロジェクトであれば、第○回といった記述を付加しましょう。

・日付、時間、場所、参加者
当然の情報を書き入れます。

☆ワンポイントとして、クライアントとの打合せでは相手企業や担当者に敬称を付けたりする必要があります。
　しかし、この社名長いよ！などの場合は、上記の基本的な項目を記述した後に
　敬称略として、短縮名を記述しましょう。
　但し、個人名は敬称を入れましょう。

そして、内容を記述します。

・議題
・決定事項
　（場合によってはその経緯のポイントも）
・次へのアクション

決定事項は大きなくくりだけではなく、Webであればフォームの"項目"まで
詳細に記述します。
決定事項は詳細に、しかしその経緯や理由は簡略に。

上記を議題や目的ごとに記述します。

最後に、次回の予定などについても必ず記述しましょう！

取引先との長期にわたるプロジェクトには議事録が不可欠です。
そして、社内での重要な会議でも、決定事項については共有するためにも
議事録を作成しましょう！

Webコンサルタント　佐藤　司